A reunião de negócios faz parte da rotina de todos os negócios. Por isso, aplique nossas dicas em suas reuniões para ser mais assertivo para o seu negócio. Das discussões mais informais entre os colaboradores até a reunião dos gestores seniores, esses momentos precisam ser bem organizados para torná-los mais produtivos, eficientes e menos onerosos para o negócio. Em muitas empresas, a maioria das reuniões nem é necessária, pois a agenda é facilmente resolvida com um e-mail ou um bate-papo rápido no grupo de WhatsApp de um funcionário.
Tente fugir dessa cultura de reunião em sua empresa. Inicialmente, é importante analisar o tempo que a equipe deve dedicar a um determinado momento e a complexidade do tema que a reunião está abordando. Se houver questões diferentes, é importante listar e focar nas prioridades para que a reunião possa focar em questões “secundárias” somente depois que elas forem resolvidas. Vale a pena estender a reunião por alguns minutos em vez de adiar a reunião até o dia seguinte e fazer com que os participantes parem.
Torne a reunião mais dinâmica e focada e acima de tudo não interfira nas outras atividades do dia. Em um ambiente de negócios caótico, é muito comum que duas equipes briguem pela mesma sala de reuniões devido à desinformação ao agendar uma reunião. Os sistemas de agendamento integrados, gratuitos e fáceis de usar permitem que os funcionários reservem espaço automaticamente ao agendar uma reunião de negócios em uma sala de conferências e informam a toda a empresa que o espaço será ocupado. Um passo importante que pode ser bastante benéfico para a produtividade de suas reuniões de negócios é a ideia de que toda reunião de negócios tem um coordenador.
Embora isso possa parecer óbvio, muitas reuniões são improdutivas porque muitos funcionários estão falando ao mesmo tempo sem ouvir uns aos outros e não gostando muito do que está sendo dito. Além disso, o coordenador pode controlar o horário da reunião, configurar e utilizar ferramentas de mídia, como laptop, projetor, alto-falantes e slides, e direcionar o andamento dos diálogos para que a reunião não se desvie da agenda definida. Esse coordenador também pode delegar funções como pedir a outro colaborador para gravar a reunião ou anotar os principais temas a serem discutidos nos diálogos abaixo. Não é incomum que as reuniões sejam atormentadas por problemas técnicos.
De qualquer forma, todos os tipos de problemas técnicos podem acontecer – e sempre que isso acontece, atrasa, prolonga ou cancela uma importante reunião de negócios, especialmente uma reunião de negócios com clientes ou investidores. Ao agendar uma reunião, determine com antecedência quais funcionários devem participar e quais não. Essa escolha, além de simplificar o processo de diálogo e tornar a reunião mais eficiente, não interrompe a jornada de trabalho de quem não participa da reunião.
A melhor forma de organizar uma reunião é criar uma pauta antes com alguns critérios como: Que tipo de reunião será, o local que irá ocorrer, horário e tempo estimado de duração; Qual material adicional; A data, com hora de início e hora de finalização (cronograma completo); Outro ponto muito importante é determinar se a participação na reunião será obrigatória ou facultativa (alertando ou não sobre a necessidade de justificar, caso ocorra a falta); Os assuntos que serão abordados deverão ser organizados por ordem de prioridade.
Por tanto, através de um sistema de gestão será possível fazer uma leitura sobre o andamento da empresa (de forma micro e macro) e definir uma pauta funcional e útil para reuniões.
Vale reforçar: reuniões são conversas visando um bem maior, seja para conquistar parceiros, investidores e clientes, ou seja, para entender e melhorar o funcionamento da empresa.
