À medida que as pessoas em todo o mundo se preparam para voltar a um escritório físico, algumas empresas se concentram em como podem efetivamente planejar, comunicar e atrair centenas a milhares de funcionários para retornar. Para atender às expectativas dos funcionários em evolução, como um local de trabalho pode se adaptar para apoiar o bem-estar dos funcionários e desenvolver uma maneira de se conectar, trocar ideias e encontrar comunidade em nossos ambientes de trabalho compartilhados?
Como não existe uma abordagem única para todos, descrevemos 10 considerações, ferramentas e metodologias que podem ajudar a orientar as organizações que enfrentam os mesmos desafios sem precedentes — e oportunidades — para criar uma melhor experiência no local de trabalho no pós- época da pandemia.
1.Compreender uma variedade de modelos de local de trabalho.
À medida que as empresas repensam suas necessidades de metragem quadrada, elas enfrentam um novo desafio de encontrar o equilíbrio entre poder abrir mão do espaço físico e confiar mais no trabalho remoto e no escritório para criar experiências compartilhadas e colaboração humana. Com base nas lições aprendidas durante a pandemia, as empresas estão implementando elementos de trabalho presencial e remoto para melhor apoiar seus objetivos exclusivos e impulsionar o engajamento e a produtividade dos funcionários.
Alguns de nossos clientes se concentram em um modelo baseado em escolhas que capacita os funcionários a determinar quando e onde eles são mais produtivos para realizar seu trabalho. Modelo de trabalho híbrido baseado em horários com dias da semana compilados, mesmo mensalmente ou trimestralmente, onde a liderança e os funcionários são programados para se sobrepor intencionalmente para coordenar um tempo significativo juntos. Isso permite que as equipes promovam conexões com novos membros e construam e reconstruam redes sociais e capital entre si, bem como propósitos relacionados ao trabalho.
2.Repense o novo papel do local de trabalho — não apenas o local de trabalho em si.
Durante esse período de transformação, estamos fazendo parcerias com clientes para repensar onde o trabalho acontece – e redefinir o que é o local de trabalho. Em ambientes urbanos, estamos olhando para toda a cidade como local de trabalho, com potencial para trabalhar em qualquer lugar entre a casa e o terceiro espaço. Podemos nos adaptar a novas formas de trabalho incorporando espaços flexíveis em nossos modelos de local de trabalho.
3.Faça um balanço de suas métricas de espaço.
Nos últimos dois anos, o número de funcionários da empresa flutuou muito. Enquanto algumas empresas reduziram o número de funcionários, muitas cresceram – algumas adicionaram centenas, milhares de novos trabalhadores. Muitos desses novos contratados ainda não chegaram ao escritório da empresa. Avaliar as principais métricas, como número de funcionários, número de vagas e taxas, é a base para informar o tipo de estratégia de local de trabalho a ser implementada – uma estratégia que atende idealmente às necessidades de espaço dos funcionários.
4.Otimize seus espaços de colaboração — ou considere ocupar mais espaço.
A jornada de volta ao local de trabalho exigirá que as empresas repensem estrategicamente como o escritório pode acomodar as novas expectativas e formas de trabalho dos funcionários.
Existem muitas novas oportunidades para alavancar o espaço de trabalho físico para enfatizar e servir a muito mais propósitos do que oferecia antes da pandemia. À medida que os locais híbridos físico-digitais criaram uma necessidade maior de espaços dedicados e multifuncionais flexíveis, as normas de 2019 de 1:1 de estações de trabalho para assentos colaborativos estão mudando para a faixa de 1:4 a 1:5, e isso está gerando novas experiências orientadas a propósitos e informando a quantidade de espaço para o local de trabalho.
É importante que as empresas dimensionem corretamente sua oferta e demanda. Pós-pandemia, alguns de nossos clientes estão reconhecendo a necessidade de mais espaços de colaboração para os trabalhadores.
5.Nossos espaços de trabalho e reuniões pós-pandemia precisam trabalhar mais por nós.
Quando se trata de trabalho híbrido, não basta simplesmente projetar para a experiência de desktop. Espaços de reunião agendados e improvisados, incluindo participantes presenciais e remotos, exigem posicionamento estratégico de móveis, quadros brancos, telas, microfones e câmeras. Longe vão os dias de grandes salas de conferência com grandes mesas centrais e pequenas telas posicionadas em uma extremidade da sala. As soluções de espaço de trabalho atuais podem eliminar completamente a área de trabalho em favor de uma reunião em frente a uma tela grande, onde a proximidade da tela reflete melhor uma conversa cara a cara. Outros montam as mesas diretamente na parede para melhorar a proximidade pessoal e remota.
6.Escolha a tecnologia certa para possibilitar um local de trabalho híbrido.
Das reservas de mesa à orientação, a tecnologia certa no local de trabalho é fundamental para permitir uma força de trabalho dinâmica. Durante nossa pesquisa, descobrimos que “trabalhar pessoalmente com minha equipe ou colegas” foi universalmente classificado como o principal motivo pelo qual os trabalhadores desejam estar presentes no local de trabalho, em todos os seis países pesquisados. O convívio com os colegas, a pertença à comunidade ou contactos pessoais improvisados são também fatores muito valorizados pelos colaboradores.
Enquanto as empresas estão implementando o trabalho híbrido e combinando funcionários móveis, designados e hoteleiros no mesmo plano, os funcionários devem poder se reunir para trabalhar juntos. Os aplicativos de localização permitem que os funcionários localizem facilmente pessoas, espaços ou salas de conferência a partir do dispositivo de sua escolha.
7. As comodidades ganham novo significado pós-pandemia.
Em casa, muito poucos de nós têm o potencial de recriar as conexões sociais que as comodidades de escritório bem-intencionadas ajudam a promover. Hoje, as comodidades de escritório mais valiosas desempenham um papel vital na humanização da experiência de trabalho e no propósito holístico, com foco no bem-estar físico, emocional e mental. Locais para a equipe auxiliar no descanso e alívio do estresse, além de trilhas para caminhada, espaços para exercícios e alimentação saudável. Terceiros espaços, como cafés de trabalho, bibliotecas e salões de negócios, oferecem maneiras íntimas pelas quais os funcionários podem se beneficiar de orientação, mergulhar na cultura e construir camaradagem e camaradagem.
8. Planeje e comunique os regimes de limpeza.
Olhando para o futuro, as organizações se concentram em programas de bem-estar inclusivos que combinam os princípios de saúde, atenção plena e higiene para apoiar suas equipes e famílias. À medida que entramos em fases endêmicas e os escritórios reabrem, as influências da pandemia permanecerão conosco, assim como novos hábitos e expectativas de higiene. Alguns usuários cuidam da limpeza individualmente, mas os serviços de limpeza ainda estão no centro do plano geral. Para além da situação atual, onde olhamos para um ambiente de trabalho menos intenso e espaços mais multifuncionais, há indícios claros de material de quarto e, em alguns casos, um “travesseiro pré-verbal”.
9. Priorize o gerenciamento de mudanças.
Existe um ditado: Nunca coloque uma pessoa inalterada em um ambiente alterado. Um programa de comunicação ou gerenciamento de mudanças no local de trabalho pode resolver isso. À medida que os funcionários retornam ao escritório, comunicações claras e consistentes sobre novos protocolos, como o espaço é alocado, mudanças na tecnologia e diretrizes relacionadas ao COVID ajudarão a alinhar as expectativas do escritório e da organização.
Muitos clientes estão usando a transição de volta ao escritório para planejar estratégias de compartilhamento de espaço, políticas de mesa limpa e atividades sociais mais informadas para atrair mais engajamento.
10. Continue testando e otimizando sua estratégia no local de trabalho.
O trabalho de otimizar e manter uma estratégia de local de trabalho nunca termina. O acesso às plantas baixas atuais e aos dados de ocupação permite que as organizações respondam rapidamente às mudanças nas necessidades de negócios e às novas formas de trabalhar. A manutenção de um repositório central de plantas baixas atualizadas oferece a oportunidade de sobrepor conjuntos de dados qualitativos e quantitativos adicionais que podem informar e medir a eficácia das estratégias do local de trabalho, como dados de sensores no local de trabalho.
