No Brasil, o ciclo de vida do papel ainda é extremamente longo, podendo ultrapassar os 30 anos. A burocracia e a falta de leis específicas ainda fazem com que montanhas de papéis sejam arquivadas por muito tempo.
São normas diferentes para cada tipo de documento. Por exemplo, documentos fiscais precisam ser guardados por, pelo menos, cinco anos; contratos de financiamentos, 10 anos; prontuário de funcionários de uma empresa, 25 anos.
Por quanto tempo guardar os documentos empresariais.
O Brasil é um país burocrático, com centenas de documentos diferentes que precisam ser controlados pelas empresas (pequenas, médias ou grandes), a fim de evitar problemas jurídicos ou fiscais.
Por isso, muitas empresas guardam por anos e sem previsão de expurgo uma série de documentos que poderiam ser descartados, já que não teriam mais validade jurídica ou expurgam documentos que não poderiam ser expurgados.
Esse problema pode ser resolvido com um Projeto de Gestão Documental, que envolva um diagnóstico de temporalidade para cada informação e deve ser personalizado por organização, visando atender a validade jurídica / fiscal e a validade de uso interno da empresa, que pode precisar de um determinado documento além das validades legais, para fins de auditoria, por exemplo.
O Projeto de Gestão Documental com a Tabela de Temporalidade de Documentos gerencia e controla todos os documentos de uma empresa de forma fácil e dinâmica. Veja abaixo alguns documentos empresariais com prazo de guarda e algumas observações:
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