Você sabia que uma das chaves importantes para realizar uma reunião eficaz é não esquecer que, em seu planejamento, o ambiente tem um aspecto fundamental na boa realização de um trabalho em equipe?
Existem dimensões sociais e culturais na percepção do ambiente e cada pessoa irá perceber, avaliar e reagir de forma individual ao ambiente físico o qual ela está exposta. Prepare o ambiente de sua reunião para que ele possa influenciar nos resultados que pretende obter no seu trabalho em equipe.
Preparei oito dicas importantes para você se lembrar durante o planejamento de sua reunião de trabalho e garantir uma reciprocidade de resultados altamente eficazes:
Dica #1 Crie um ambiente que acolha o tema da reunião.Pense na razão de ter convocado o trabalho em equipe. Não adianta pensar em uma reunião motivacional em uma sala fria e fechada! Pense nas motivações da reunião e prepare o ambiente de forma adequada e recíproca.
Dica #2 Materiais acessóriosTodo o material necessário para o desenvolvimento de sua reunião. Meios audiovisuais para apresentação (data show), áudio, música ambiente, videoconferência, ar condicionado/aquecimento e até mesmo folhas de papel em branco e canetas.
Dica #3 CoffeeBreak: Por mais curta que seja sua reunião, não poupe um lanchinho. Água, café e, porque não, uns biscoitinhos. Muito mais fácil obter respostas positivas de pessoas que estejam alimentadas, do que famintas.
Dica #4 Intervalos: Caso a reunião seja longa, não se esqueça de incluir pequenos intervalos de 15 a 20 minutos para que as pessoas possam fazer telefonemas, irem ao banheiro, relaxarem um pouco ou mesmo investirem em uma integração ou network.
Dica #5 Facilitador: Lembre-se que na mesma sempre deve haver um facilitador, ou seja, alguém que irá receber as pessoas, conduzir a abordagem e que sabe sobre o tema em questão (caso não seja você). Se necessário, inclua também uma pessoa responsável por testar os materiais acessórios (dica #2), fazer reposição de bebidas, alimentos, etc., para manter o foco do facilitador e participantes no tema da reunião.
Dica #6 Celulares: Sempre bom lembrar que o uso de celulares, computadores e outros aparelhos que também possam tirar o foco do trabalho em equipe e deve ser evitado ou mesmo impedido. O ideal é que esta pequena regra seja declarada no início, para evitar constrangimentos. Lembre-se que bom senso todo mundo tem demais.
Dica #7 Inspeção: Depois de pensar em como sua reunião será conduzida e qual o ambiente você quer criar, não se esqueça de fazer um pequeno checklist e compartilhar com a pessoa que irá te auxiliar (caso exista uma). No mesmo dia, inspecionar se o ambiente está de acordo com o planejado é fundamental para o sucesso de sua reunião.
Dica #8 Análise de risco: Antecipe as decisões que você tomaria caso circunstâncias não desejadas ocorressem. Aqui a ideia é pensar como um pessimista e não ser pego de surpresa. Não deixe, por exemplo, que uma reunião de análise de resultados se perca porque sua equipe desfocou e começou a lamentar a nova política de tributos.
Agora que você já sabe o tema e preparou o ambiente que irá facilitar o alcance dos resultados desejados, no seu trabalho em equipe, e não se esqueça de compartilhar com todos os envolvidos na organização e no desenrolar da mesma.
Uma Excelente reunião e até a próxima! Se gostou do artigo, ou acredita que possa ajudar outras pessoas, não deixe de compartilhar!
fonte: http://reuniaoempauta.com/
