É ‘CHANGE’ ou ‘MOVE’? Claudia Andrade, diretora de arquitetura da A|W NEW da Athié Wohnrath, compartilha em seu novo artigo os conceitos de Change Management, a diferença entre “Change” e “Move” e como esse processo pode ser uma solução para otimizar a ocupação dos espaços de trabalho, trazendo redução nos custos para as organizações e aumento na produtividade do colaboradores.
Mudar o ambiente de trabalho não é tarefa das mais fáceis, mas, em contrapartida, cada vez mais torna-se imprescindível para as empresas.Seja para atrair e reter talentos, agilizar processos e tomadas de decisões, mudar a cultura, aumentar a produtividade e a conectividade entre pessoas, negócios e mercado, enfim, uma lista quase que interminável de motivos para tal.
Benchmarks realizados por nós, com empresas que estão localizadas aqui no Brasil e que passaram por este processo nos últimos cinco anos, mostram que, em média, somente 43% do tempo as pessoas permanecem nas suas estações de trabalho. Em contrapartida, os layouts antigos gastam mais de 60% com espaços dedicados para trabalho individual e dedicam somente 15% para trabalho colaborativo.
Portanto, os novos layouts devem reduzir drasticamente o espaço das estações de trabalho individual e aumentar significativamente os colaborativos, propiciando um conjunto de ambientes muito mais diversificado, estimulante, agradável e produtivo.
O conceito do escritório flexível, portanto, pressupõe algo que vai muito além de uma simples mudança de layout. Em inglês o termo fica mais claro, pois há duas palavras distintas:
MOVE:
significa mudar algo no sentido físico, de um lugar pro outro, de uma posição para a outra.
CHANGE:
significa mudar algo na sua essência, de uma cultura para outra, de um comportamento para o outro.
Ao mudar a forma de trabalhar; ao mudar a política de gestão que deixa de ser baseada em controle para ser baseada em resultado; ao mudar as relações de trabalho dando mais flexibilidade e responsabilidade aos colaboradores, a empresa está na verdade mudando a sua essência.
Preparar as pessoas, tanto do ponto físico quanto emocional, para que elas possam enfrentar essa fase de transição de forma mais segura e comprometida é o principal objetivo do Change Management. Para isso, é fundamental o patrocínio e participação ativa da alta gestão da organização na definição dos propósitos da mudança até a sua implementação.
É imprescindível, também, a criação de um plano de comunicação que irá garantir a transparência nas informações, tanto as relacionadas aos espaços (tipo de estações e ambientes, como serão as salas de reuniões e os espaços de integração, como serão usadas as áreas colaborativas, etc.) quanto as relacionadas à tecnologia (que tipo de equipamento será utilizado, se haverá disponibilidade de internet e wi-fi para que se possa trabalhar de qualquer lugar, quais recursos audiovisuais serão disponibilizados para se fazer conferências, etc.).
O plano deve responder, sobretudo, às perguntas e dúvidas de forma clara e estruturada, principalmente aquelas que mexem diretamente com a vida das pessoas, tais como mudança de local do prédio versus facilidade de acesso; política de disponibilidade de transporte; possibilidade de trabalhar a partir de casa e a frequência com que isso pode acontecer; facilidades e alternativas para alimentação, etc.
Além disso, deverá ser prevista uma série de ações e campanhas como a de redução de papel e limpeza dentro da organização, treinamento de etiqueta corporativa que ensina como as pessoas devem se comportar nesses espaços, treinamento para utilização dos recursos de tecnologia disponibilizados, entre outros.
Enfim, não se trata somente de mover – MOVE – pessoas e bens materiais para o novo escritório, mas sim transformar – CHANGE – comportamentos e atitudes de forma a garantir que o novo ambiente de trabalho seja efetivamente um instrumento para aumento da competitividade da empresa, garantindo o bem-estar produtivo para todos os colaboradores.
