A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer empresa, pois é a forma que elas têm para comprovar o cumprimento de uma obrigação, trabalhista, fiscal e/ou previdenciária. O prazo mínimo para guarda é de dois anos e varia de acordo com o tipo de documento.
Muitas empresas têm dificuldade para encontrar espaço físico para mantê-los, por isso muitas optam pelo arquivo deslizante. Com o advento da era digital criou-se a expectativa de eliminação do papel, mas isso está longe de acontecer. A falta de quaisquer documentos exigidos por uma eventual fiscalização poderá acarretar a lavratura de auto de infração com a conseqüente imposição de multa. Independentemente da forma escolhida, seja o arquivo em papel ou digital, os documentos precisam ser guardados e principalmente, conservados.
É de suma importância destacar a necessidade da conservação dos documentos pela empresa, pois a falta da comprovação do pagamento das obrigações legais, seja pela perda do documento ou sua elegibilidade, acarretará no pagamento da mesma obrigação. A guarda dos documentos poderá ser feita mediante digitalização, disponibilizando todo o material através de arquivo virtual, mas deverá ter o cuidado de verificar minuciosamente, se todos aqueles que foram digitalizados representam fielmente os originais, sendo que falhas poderão ocorrer no processo de digitalização. A conservação eficiente garante vida longa aos documentos.
Dentre os documentos que precisam ser guardados, podemos citar alguns exemplos, quanto ao prazo de guarda, conforme tabela que segue abaixo.
Documento
| Tempo de guarda | |
| Acordo de compensação de horas | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Acordo de prorrogação de horas | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Atestado de Saúde Ocupacional | 20 anos, após o desligamento do trabalhador |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 3 anos a contar da data da postagem |
| Carta com Pedido de Demissão | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas |
Indeterminado |
| Comunicação do Aviso Prévio | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 10 anos contados da data da entrega |
| GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social | 30 anos retroativo à data da rescisão |
| Folha de pagamento | 10 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte |
| GPS – Guia da Previdência Social | 10 anos contados do primeiro dia do exercício seguinte |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Indeterminado |
| Depósitos de FGTS | 30 anos |
| Contrato de trabalho | Indeterminado |
Como você pôde constatar, a guarda de documentos exige dos empresários certos cuidados que, se não tomados, podem colocar todo um empreendimento em risco.
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